VERİ SAHİBİ BAŞVURUSU, DEĞERLENDİRİLMESİ VE YANITLANMASI PROSEDÜRÜ

I. Tanımlar

II. Başvurunun Alınması

A. Başvurunun Şekli

Kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili hususlarda başvurunuzu Şirketin internet adresinde bulunan başvuru formunu doldurarak veya Veri Sorumlusuna Başvuru Usul Ve Esasları Hakkında Tebliğ ’in 5. maddesinde şartlara uymak kaydıyla aşağıdaki şekillerde yapabilirsiniz:

● Yukarıda yer alan adresimize yazılı ve ıslak imzalı dilekçeyle posta

● kisiselveri@alaettin.com adresine göndereceğiniz e-posta

● Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış dilekçe

Şirket tarafından talebinizin niteliğine ve başvuru yönteminize göre başvurunun size ait olup olmadığının belirlenmesi, kişisel haklarınızın ihlalinin önlenmesi ve böylece haklarınızı koruyabilmek amacıyla ek doğrulamalar (kayıtlı telefonunuza mesaj gönderilmesi, telefonla teyit, kimliği ispat edici belge talebi gibi) isteyebiliriz. Talebinizin niteliğine göre bilgi ve belgelerin eksiksiz ve doğru olarak tarafımıza sağlanması gerekmektedir.

Başvuru metninde Veri Sahibine ilişkin olması gereken bilgiler;

a) Ad, soyad, imzası,

b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancı ise uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,

c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,

ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,

d)Talep konusu

B. Başvurunun İçeriği

Başvuranın Kimliğinin Tespiti: Veri Sahibi taleplerinin değerlendirilebilmesi için öncelikle başvuruyu yapan kişinin, Şirket nezdinde işlenen kişisel verilerin sahibi olup olmadığı tespit edilir. Elektronik ortamdan yapılan başvurularda yazılılık şartını sağlamak üzere, Veri Sahibi’nin başvurularında güvenli elektronik imza kullanılmalıdır.

Şarta bağlı olan taleplerle ilgili, bu şartın nasıl gerçekleştiğine ilişkin bilgi ve iddiasını kanıtlayacak belgeler talep edilmelidir. Geçerli olmayan kanallardan başvuru alındığı takdirde veri sahibi geçerli başvuru kanallarına yönlendirecek uyarı ve yönlendirme metinleri dizayn edilmelidir.

Prosedürde belirlenen yollarla alınmayan başvurular için eğer başvurucunun kimliği tespit edilmiş ve formla istenen bilgiler sağlanmış ise bu tür yollarla yapılan başvurular da değerlendirmeye alınabilir.

Bu niteliği taşımayan başvurular da değerlendirilerek formda istenen bilgiler elde edilene kadar başvurucu ile iletişimde bulunulmalı; usule uyulmadığı gerekçesiyle başvurunun reddedildiği belirtilmelidir.

C. Diğer Durumlar

1. Vekil veya Yasal Temsilci Tarafından Yapılan Başvuru

Başvuruda bulunan kişinin başvuruda bulunma yetkisinin varlığı kontrol edilmelidir. Çocukların Kişisel Verilerini ilgilendiren talepler için başvuru yasal temsilci tarafından yapılabilecektir. Böyle bir durumda da mutlaka yasal temsilcinin yetkisini belirleyen belgelerin suretleri talep edilmelidir.

2. Toplu Başvuru Yapılması

Toplu başvuru durumunda, Veri Sahibi’nin kimliğinin teyit edilmesinin akabinde başvuru yapan üçüncü kişinin yetki durumu tespiti yapılır. Şirket’in her bir kişi için başvuruyu ayırarak ayrı ayrı değerlendirme yapması gerekmektedir.

3. Başvuru Ücreti

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin Şirket için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul Ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvuruya verilecek cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde Veri Sahibi kişi veya kişilerden talep edilecek olan ücret, kayıt ortamının maliyetini geçmeyecektir.

III. Başvuru Değerlendirme Süreci

Veri Sahibi tarafından yapılan başvurularda yer alan taleplerde sunulması gerekenler arasında eksik bilgi, üçüncü kişilere ait bilgiler veya çeşitli sebeplerle başvurunun reddedilmesi gerektiği durumlarda değerlendirme Şirket tarafından somut olaya göre gerçekleştirilir.

Üçüncü kişilere ait kişisel verileri paylaşmadan bilgi edinme talebinin yanıtlanması mümkün olmayan durumlarda, bilgi edinme talebinin, öncelikle üçüncü kişiye ait kişisel verileri paylaşılmadan yanıtlanmaya çalışılmalıdır. Bu husus gerçekleştirilemezse üçüncü kişinin kendisi hakkında kişisel veri paylaşılmasına ilişkin açık rızasının olup olmadığına bakılmalıdır. Eğer üçüncü kişinin açık rızası alınamıyor ise, açık rıza alınmadan kişisel veri paylaşılmasının makullüğü sorgulanmalıdır. Kişisel Verisi açıklanmak durumunda kalınan Veri Sahibi’nden açık rıza alınmaya çalışılmalı, üçüncü kişi verilerinin paylaşılmasına rıza vermezse üçüncü kişinin bilgileri tamamen ayıklanarak başvuruya yanıt verilmelidir.

Başvuruların Değerlendirme Süreleri

Kişisel verilere ilişkin başvuru hak talepleri değerlendirilerek, şirkete ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 gün içerisinde cevaplanır. Bu süre içerisinde herhangi bir cevabın verilmemesi halinde başvuru sahibi Kurul’a şikâyette bulunabilecektir.

Başvuruların zamanında cevaplandırılabilmesi için; başvuru geldikten sonra, ilgili departmana başvuruya ilişkin bilgilerin ve taleplerin gönderilmesi için azami 2 günlük süre ve gönderilen departmanın gelen talebe ilişkin yanıt vermesi için azami 2 hafta süre göz önünde bulundurulmalıdır.

IV. Başvuruların Yanıtlanması

Tüm başvurular, Şirket tarafından 30 gün içerisinde yanıtlanır. Cevap yazısında aşağıda yazılan bilgilerin bulunması gerekmektedir.

1. Veri sorumlusunun bilgileri,

2. Başvuru sahibinin bilgileri,

3. Talep Konusunu, Alınma tarihi,

4. Taleple ilgili yapılan işlemler,

5. Taleplere Karşı Şirketin Cevapları,

6. Talep Yanıtlama Tarih

7. Yetkili İmza

İlgili başvuruya ilişkin oluşan olay kayıtları, evraklar ve sonuçlar bu konuda oluşturulan elektronik dizinde, yazılı gönderi kaydı da arşivde nüsha olarak saklanır.